Ako urobiť storno dokladu vo VRP2 – Návod krok za krokom

Virtuálna registračná pokladnica VRP2 umožňuje opravu chybne vystavených pokladničných dokladov hneď troma spôsobmi. Na prvý pohľad sa to môže zdať komplikované, no v skutočnosti má VRP2 tieto možnosti vyriešené veľmi prehľadne. V návode vysvetlím rozdiel medzi stornom, vrátením tovaru a opravou dokladu, ukážem všetky tri postupy krok za krokom a na záver poradím 6 tipov, ako sa vyhnúť pokutám pri kontrole.

Storno, vrátenie tovaru alebo oprava dokladu – aký je rozdiel?

V praxi sa pojem storno ľudovo používa pre akúkoľvek opravu chyby na pokladničnom doklade alebo pri vrátení tovaru. Zákon však rozlišuje tri rozdielne situácie:

1️⃣ Storno

Zrušenie evidovanej položky pred uzavretím pokladničného dokladu. Týka sa iba pokladníc, ktoré tlačia položky priebežne počas predaja. Vo VRP2 sa nepoužíva, pretože virtuálna pokladnica tlačí doklad až po jeho uzavretí.

2️⃣ Vrátenie tovaru

Použijete vtedy, keď je potrebné vystaviť záporný doklad:

• zákazník vracia tovar,
• nebola poskytnutá služba,
• ide o reklamáciu.

3️⃣ Oprava dokladu

Slúži na opravu chybného dokladu, ktorý už bol odoslaný do systému eKasa, ale ešte ste ho neodovzdali zákazníkovi.

Rozdiel medzi vrátením a opravou: pri oprave zákazník ešte nedostal vystavený pokladničný doklad. Pri vrátení už dostal. Technický postup je v oboch prípadoch identický, preto v návode používam termín „oprava" – platí to však rovnako aj pre vrátenie tovaru.

Kedy použiť ktorý spôsob opravy vo VRP2

Spôsob 1: Oprava dokladu vo VRP2 pomocou QR kódu

Najjednoduchší prípad – máte vytlačený pokladničný doklad a všimli ste si chybu (v sume, množstve alebo položkách). Pokiaľ je QR kód čitateľný, postup je hotový za pár sekúnd.

1. Vo VRP2 zvoľte Nový doklad.
2. V pravom hornom rohu kliknite na Kladná.
3. Vyberte Oprava (pre nezovretý chybný doklad) alebo Vrátenie tovaru (zákazník reklamuje/vracia).
4. Kliknite na tlačidlo s QR kódom – aktivuje sa zadná kamera zariadenia.
5. Nasnímajte QR kód z pôvodného pokladničného dokladu. Všetky položky sa automaticky načítajú.
6. Vyberte položky, ktoré chcete zahrnúť do opravného dokladu. Cez odkaz Položky ich môžete upraviť, pridať zľavu, vymazať alebo zmeniť množstvo.
7. Potvrďte zeleným štvorčekom a následne zeleným štvorčekom s fajkou.
8. Nový opravný doklad si môžete vytlačiť alebo zaslať e-mailom.

V agende Vystavené doklady uvidíte, že pôvodný doklad nebol vymazaný – pribudol nový doklad so zápornou sumou. Pôvodný doklad zostáva zachovaný a nový doklad predstavuje opravu alebo doklad o vrátení tovaru.

Spôsob 2: Oprava dokladu podľa dátumu a poradového čísla

Použijete vtedy, keď QR kód na doklade nie je možné naskenovať – je poškodený, doklad sa nepodaril vytlačiť, je málo svetla alebo ste doklad stratili. Postup je o čosi zdĺhavejší, ale stále jednoduchý.

1. Otvorte agendu Vystavené doklady a vyhľadajte pôvodný bloček.
2. Zapamätajte si dátum vystavenia a poradové číslo dokladu (sú viditeľné priamo v zozname, nemusíte otvárať detail).
3. Cez šípku sa vráťte na hlavnú obrazovku a zvoľte Nový doklad → Kladná.
4. Zo zoznamu vyberte Oprava.
5. Zadajte dátum a poradové číslo – nie je nutné zadávať počiatočné nuly.
6. Kliknite na ikonu lupy. Zobrazia sa všetky položky vyhľadaného dokladu.
7. Vyberte položky na opravu a opakovane potvrďte zelenou ikonou v pravom dolnom rohu.
8. Nový opravný doklad si môžete vytlačiť alebo odoslať e-mailom.

Spôsob 3: Manuálna oprava pokladničného dokladu

Tretí a najprácnejší spôsob – použijete ho vtedy, keď sa pôvodný doklad vo vašej VRP2 vôbec nenachádza. Typické situácie:

• Prechod z online registračnej pokladnice (ORP) na virtuálnu pokladnicu.
• Zabudnuté heslo do VRP a Finančná správa vám poslala údaje k novej pokladnici.
• Oprava dokladu o úhrade faktúry v hotovosti.

Postup manuálnej opravy

1. Kliknite na Nový doklad → Kladná → Oprava.
2. Prepnite sa na kartu Manuálne.
3. Zvoľte typ opravy:
   • Kladná – pre vratné obaly, odpočítanie zálohy, výmenu poukazu.
   • Záporná – pre všetky ostatné položky.
4. Vyplňte identifikátor dokladu:
   • Bežný doklad: UID (alebo ID dokladu) z pôvodného bločku.
   • Offline doklad: OKP – overovací kód podnikateľa.
   Tip: identifikátor si skopírujte, pretože sa zadáva pri každej položke samostatne.
5. Vypíšte názov tovaru alebo služby – takto opravíte aj položky, ktoré nemáte vo VRP2 naprogramované.
6. Zadajte množstvo, cenu a sadzbu DPH.
7. Kliknite na Pridať položku. Postup zopakujte pre každú opravovanú položku.
8. Opakovane potvrďte zeleným štvorcom v pravom dolnom rohu. Doklad vytlačte alebo odošlite e-mailom.

Oprava dokladu o úhrade faktúry v hotovosti

Doklad o úhrade faktúry v hotovosti je špeciálny typ pokladničného dokladu – neobsahuje jednotlivé položky predaja, iba informácie o uhrádzanej faktúre a prijatej sume. Slúži ako potvrdenie o prijatí hotovosti alebo platby kartou za konkrétnu faktúru.

Na opravu takéhoto dokladu nie je možné použiť QR kód ani vyhľadávanie podľa čísla – jediný správny spôsob je manuálna oprava.

1. Otvorte Vystavené doklady a nájdite pôvodný doklad o úhrade faktúry.
2. Kliknutím na ikonu Oko sa dostanete do detailu dokladu.
3. Zapamätajte si číslo faktúry a celkovú sumu.
4. Skopírujte si ID dokladu – pozor, môže byť na viacerých riadkoch. ID dokladu vo VRP2 vždy začína označením V-. Ak zariadenie neumožňuje kopírovanie, ID si odpíšte ručne.
5. Vráťte sa na úvodnú obrazovku → Nový doklad → Kladná → Oprava.
6. Prepnite sa na kartu Manuálne. Typ opravy ponechajte na Záporná.
7. Do políčka Identifikátor dokladu vložte skopírovaný kód.
8. Do poľa Názov napíšte: Úhrada faktúry č. XY.
9. Množstvo: vždy 1.
10. Jednotková cena: celková suma z pôvodného dokladu.
11. Sadzba DPH: 0 % – bez ohľadu na to, či ste platca DPH.
12. Kliknite na Pridať položku a doklad potvrďte.

6 tipov, ktoré vás ochránia pred pokutami

Na záver praktické rady, na ktoré si kontroly Finančnej správy dávajú obzvlášť pozor. Ich porušenie môže viesť k vysokým pokutám.

Súvisiace odkazy

• Všetky návody pre VRP2
• Vklad a výber vo virtuálnej pokladnici
• Uzávierka vo VRP2 – denná a intervalová
• Čo je UID na pokladničnom doklade
• Čo je OKP (overovací kód podnikateľa)
• QR kód na pokladničnom doklade

Michal Kučera

Špecialista na registračné pokladnice, VRP2 a platobné terminály – KML, s.r.o.

Viac o autorovi →